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Apotheken müssen Daten liefern

Fachbeitrag April 2015 – Autor: Markus Wolff

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat im Dezember 2014 in drei Verfahren entschieden, dass die Finanzämter bei Betriebsprüfungen weitgehende Zugriffsrechte und auch einen Anspruch auf die Kassenauftragszeile aus der EDV haben. Demnach unterliegen die Apotheken einer Einzelaufzeichnungspflicht und müssen bei einer Prüfung alle Daten in digitaler Form dem Fiskus zur Verfügung stellen. Den BFH-Entscheidungen waren unterschiedlich beurteilte finanzgerichtliche Verfahren zu Hinzuschätzungen der Finanzämter im Rahmen von Betriebsprüfungen vorausgegangen, in zwei Fällen zugunsten der Steuerpflichtigen und in einem Fall gegen den Steuerpflichtigen. Ob es aufgrund einer von den BFH-Entscheidungen abweichenden Finanzgerichtsentscheidung zu einem erneuten Revisionsverfahren im Zuge einer sogenannten Divergenz vor dem BFH kommt, ist fraglich.

In den Fällen, in denen der Fiskus bei Prüfungen bereits Zugriff auf die Einzeldaten hatte, war es immer wieder zu nicht erklärbaren Bestandsdifferenzen gekommen und auch beim Vergleich laut Warenwirtschaftssystem angerechneter Rx-Packungen und den Daten der Rezeptabrechner gab es Lücken.

Anmerkung:
Im Hinblick auf die vorliegenden BFH-Entscheidungen sollten Apotheken mit ihren Softwarehäusern die bestehenden Schnittstellen klären und verbessern, um durch ein entsprechendes Warnsystem Abweichungen frühzeitig zu erkennen und eine zeitnahe Analyse zu ermöglichen. In den beanstandeten Fällen ließen sich die mehrere Jahre zurückliegenden Vorfälle kaum noch rekonstruieren. Unabhängig von den technischen Voraussetzungen zum Austausch mit der EDV sollten die Apotheken selbst Maßnahmen ergreifen, um sich auf künftige Betriebsprüfungen vorzubereiten wie z.B. durch die monatliche Dokumentation der Differenzen zwischen GKV-Positionen laut Warenwirtschaft und Rezeptabrechnung, monatsgenaue Einreichung der Rezepte im Rechenzentrum, Unterschriften von Kunden auf Retouren oder die Dokumentation nachgereichter Rezepte.

 

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